Eldika

Prinsip dan Komunikasi dalam Audit menurut ISO 19011

(Bahan presentasi disampaikan oleh: Abdul Rahman Saleh)

Sebelum membahas persoalan audit menurut ISO, kita perlu mengenal apa itu ISO. ISO  merupakan singkatan dari International Organization for Standardization, adalah sebuah organisasi internasional independen yang mengembangkan dan menerbitkan standar internasional di berbagai bidang. Organisasi ini memiliki anggota dari lebih dari 160 negara di dunia dan bertujuan untuk menyusun standar global yang bisa diterapkan di seluruh dunia. Tugas ISO diantaranya adalah:

·       Mengembangkan Standar Internasional

·       Meningkatkan Keselamatan dan Keamanan

·       Menyederhanakan Perdagangan Internasional

·       Mendorong Inovasi dan Peningkatan Mutu

·       Memastikan Kepatuhan terhadap

Produk utama ISO tentunya adalah standar internasional diantaranya standar internasional yang terkenal seperti:

·       ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu)

·       ISO 14001 (Sistem Manajemen Lingkungan)

·       ISO 45001 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja)

·       ISO 27001 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi)

·       ISO 22000 (Sistem Manajemen Keamanan Pangan)

·       ISO 50001 (Sistem Manajemen Energi)

·       ISO 26000 (Tanggung Jawab Sosial Perusahaan)

·       ISO 31000 (Manajemen Risiko)

·       ISO 13485 (Sistem Manajemen untuk Alat Kesehatan)

·       ISO 20000 (Manajemen Layanan TI)

Selain menghasilkan standar ISO juga menghasilkan:

·       Panduan Implementasi dan Dokumen Teknis

·       Pelatihan dan Sertifikasi Profesional

·       Sertifikasi Organisasi (Melalui Badan Sertifikasi)

·       Publikasi dan Buku

·       Layanan Penilaian Kesesuaian (Conformity Assessment)

·       Jaringan Komunitas dan Kolaborasi Internasional

·       Penelitian dan Pengembangan (R&D)

·       Audit dan Penilaian Mandiri

Standar internasional yang memberikan pedoman untuk mengaudit sistem manajemen di berbagai organisasi adalah ISO 19011. Jelasnya ISO 19011 adalah standar internasional yang memberikan panduan untuk melakukan audit sistem manajemen, termasuk prinsip-prinsip audit, pengelolaan program audit, dan pelaksanaan audit sistem manajemen. ISO 19011 dapat digunakan untuk mengaudit berbagai sistem manajemen, seperti sistem manajemen mutu (ISO 9001) dan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001)

Beberapa hal yang penting dalam audit menurut ISO 19011 adalah:

1. Definisi Audit

Audit menurut ISO 19011 adalah proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi. Kriteria audit bisa berupa standar, peraturan, atau kebijakan internal organisasi.

2. Prinsip-Prinsip Audit

ISO 19011 menetapkan beberapa prinsip yang harus diikuti selama audit untuk memastikan audit dilakukan secara efektif dan profesional:

   -  Integritas: Auditor harus bersikap jujur dan bertanggung jawab.

Integritas berarti bahwa auditor harus menjalankan tugasnya dengan jujur, etis, dan transparan. Integritas menuntut auditor untuk bertindak dengan itikad baik, sesuai standar etika profesional, serta menjaga objektivitas dan kejujuran selama proses audit.

Hal ini meliputi:

·       Tidak memanipulasi hasil audit.

·       Menghindari segala bentuk bias atau kepentingan pribadi.

·       Mengedepankan nilai-nilai kejujuran dalam setiap tindakan dan keputusan.

·       Tidak membiarkan adanya tekanan dari pihak luar yang dapat mempengaruhi temuan audit.

Dengan integritas, hasil audit menjadi lebih dapat dipercaya dan bermanfaat bagi organisasi yang diaudit.

   -  Kewajaran Penyajian:

Kewajaran Penyajian (Fair Presentation) dalam audit berarti bahwa auditor harus melaporkan temuan, kesimpulan, dan laporan audit secara akurat, jujur, dan transparan. Laporan tersebut harus mencerminkan kondisi dan situasi yang sebenarnya tanpa ada distorsi atau manipulasi.

Prinsip ini mencakup beberapa hal penting:

·       Kebenaran: Informasi yang disajikan harus berdasarkan bukti yang dapat diverifikasi dan menggambarkan situasi secara adil.

·       Keseimbangan: Auditor harus melaporkan baik temuan positif maupun negatif tanpa berpihak atau menutup-nutupi.

·       Keterbukaan: Jika ada ketidakpastian atau keterbatasan dalam audit, hal itu harus dijelaskan dengan jelas dalam laporan.

Dengan menyajikan informasi secara wajar, auditor menjaga kepercayaan pemangku kepentingan dan memastikan bahwa hasil audit dapat digunakan untuk perbaikan atau pengambilan keputusan yang tepat.

   - Profesionalisme yang Cermat:

Auditor harus menerapkan profesionalisme dan menggunakan pengetahuan serta keterampilan yang sesuai.

Profesionalisme yang cermat (Due Professional Care) dalam audit berarti auditor harus melaksanakan audit dengan tingkat keahlian, ketelitian, dan kehati-hatian yang tepat sesuai standar profesional. Auditor harus memastikan bahwa setiap langkah dalam proses audit dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan kesadaran terhadap potensi risiko serta konsekuensi dari temuan audit.

Ini mencakup beberapa aspek penting:

·       Ketelitian: Auditor harus memperhatikan detail dan memeriksa bukti dengan cermat untuk memastikan keakuratan temuan.

·       Keahlian: Auditor harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai untuk memahami konteks audit dan memberikan penilaian yang tepat.

·       Kehati-hatian: Auditor harus mempertimbangkan segala risiko dan dampak potensial dari setiap temuan atau keputusan, serta berhati-hati dalam interpretasi data.

·       Pertimbangan Profesional: Auditor harus menggunakan penilaian profesional yang baik dalam menentukan ruang lingkup audit, pemilihan prosedur audit, dan evaluasi hasilnya.

Dengan menerapkan profesionalisme yang cermat, auditor memastikan bahwa proses audit dilaksanakan dengan standar tinggi dan hasilnya dapat diandalkan serta bermanfaat bagi organisasi.

   - Kerahasiaan:

Kerahasiaan dalam audit berarti bahwa auditor harus menjaga dan melindungi informasi yang bersifat rahasia dan sensitif yang diperoleh selama proses audit. Informasi ini tidak boleh disebarluaskan atau digunakan untuk tujuan lain tanpa izin yang sah, kecuali diwajibkan oleh hukum atau peraturan.

Beberapa prinsip yang terkait dengan kerahasiaan dalam audit meliputi:

·       Perlindungan informasi: Auditor harus menjaga informasi pribadi, data sensitif, dan informasi perusahaan agar tidak jatuh ke tangan yang tidak berwenang.

·       Penggunaan terbatas: Informasi yang diperoleh hanya boleh digunakan untuk keperluan audit dan tidak boleh dimanfaatkan untuk keuntungan pribadi atau tujuan yang tidak relevan.

·       Penyimpanan aman: Data atau dokumen yang bersifat rahasia harus disimpan dengan cara yang aman untuk mencegah akses yang tidak sah.

·       Pengungkapan yang sah: Informasi hanya boleh diungkapkan kepada pihak yang berwenang atau sesuai peraturan yang berlaku jika diwajibkan oleh hukum.

Kerahasiaan ini penting untuk menjaga kepercayaan antara auditor dan organisasi yang diaudit, serta untuk memastikan integritas proses audit.

   - Pendekatan berbasis bukti:

Pendekatan berbasis bukti dalam audit berarti bahwa temuan dan kesimpulan audit harus didasarkan pada bukti yang objektif, dapat diverifikasi, dan relevan. Auditor harus memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil selama proses audit memiliki dasar yang kuat dalam bentuk data atau informasi yang valid, bukan berdasarkan opini, asumsi, atau spekulasi.

Beberapa aspek penting dari pendekatan berbasis bukti meliputi:

·       Objektivitas: Semua temuan audit harus didasarkan pada bukti yang konkret dan independen dari pandangan pribadi auditor.

·       Verifikasi: Auditor harus mampu memverifikasi bukti yang dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumen, atau metode lainnya yang sah.

·       Keterandalan: Bukti yang digunakan harus bisa diandalkan, dan sumber bukti harus dipercaya serta relevan dengan tujuan audit.

·       Transparansi: Auditor harus transparan dalam menyajikan bukti yang mendukung temuan dan kesimpulannya, serta memberikan informasi yang cukup untuk memungkinkan pihak lain memahami dasar dari kesimpulan audit.

Dengan menggunakan pendekatan berbasis bukti, auditor dapat memastikan bahwa hasil audit mencerminkan kondisi yang sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.

   -  Pendekatan berbasis risiko:

Pendekatan berbasis risiko dalam audit berarti bahwa proses audit harus mempertimbangkan risiko yang mungkin mempengaruhi pencapaian tujuan audit, serta peluang untuk perbaikan. Auditor harus memprioritaskan area yang memiliki risiko lebih tinggi dan memberikan perhatian lebih besar pada proses atau aktivitas yang dapat memberikan dampak signifikan terhadap hasil audit.

Prinsip ini mencakup beberapa aspek penting:

·       Identifikasi risiko: Auditor harus mengidentifikasi dan memahami risiko yang mungkin mempengaruhi sistem atau proses yang diaudit. Ini bisa termasuk risiko operasional, finansial, atau kepatuhan.

·       Penilaian risiko: Setelah risiko diidentifikasi, auditor harus menilai tingkat risiko berdasarkan kemungkinan terjadinya dan dampaknya terhadap organisasi.

·       Prioritas audit: Berdasarkan penilaian risiko, auditor dapat menentukan area yang paling berisiko untuk difokuskan, sehingga alokasi sumber daya audit lebih efektif.

·       Peluang perbaikan: Selain risiko, auditor juga harus mempertimbangkan peluang untuk perbaikan, memastikan bahwa organisasi dapat mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kinerja dan pengendalian.

Dengan menerapkan pendekatan berbasis risiko, audit menjadi lebih efisien dan relevan, karena fokus pada area yang paling penting bagi keberlanjutan dan keberhasilan organisasi.

3. Manajemen Program Audit

Standar ini memberikan panduan untuk manajemen program audit, yang meliputi:

   - Menetapkan tujuan audit.

   - Menetapkan ruang lingkup audit.

   - Memilih tim audit.

   - Mengelola sumber daya untuk audit.

   - Menetapkan jadwal audit.

   - Mengelola hasil dan tindak lanjut audit.

4. Pelaksanaan Audit

ISO 19011 menjelaskan proses audit yang terdiri dari beberapa tahap:

   - Perencanaan Audit: Termasuk menetapkan tujuan, ruang lingkup, kriteria, dan metode audit.

   - Pelaksanaan Audit: Mengumpulkan bukti melalui wawancara, pengamatan, dan peninjauan dokumen.

   - Evaluasi Bukti Audit: Menentukan apakah organisasi memenuhi kriteria audit.

   - Pelaporan Audit: Menyusun laporan yang mendokumentasikan temuan, kesimpulan, dan rekomendasi.

   - Tindak Lanjut Audit: Memastikan tindakan perbaikan dilakukan atas temuan audit, jika ada.

5. Kompetensi Auditor

ISO 19011 juga menekankan pentingnya kompetensi auditor, yang meliputi:

   - Pengetahuan dan keterampilan terkait dengan sistem manajemen yang diaudit.

   - Pengetahuan tentang proses audit.

   - Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan bersikap objektif.

Panduan ini membantu organisasi untuk memastikan bahwa audit dilakukan dengan cara yang sistematis, transparan, dan adil untuk mendukung peningkatan berkelanjutan dalam sistem manajemen mereka.

Prinsip komunikasi dalam audit

Prinsip komunikasi dalam audit sesuai dengan ISO 19011 sangat penting untuk memastikan bahwa proses audit berjalan dengan efektif, transparan, dan objektif. Berikut adalah beberapa prinsip komunikasi yang relevan dalam audit berdasarkan panduan ISO 19011:

1. Komunikasi yang Efektif

Auditor harus berkomunikasi secara efektif selama seluruh proses audit. Ini melibatkan penyampaian pesan dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami, baik secara lisan maupun tertulis. Auditor harus mampu menyampaikan informasi yang relevan tanpa ambiguitas.

2. Kejelasan dan Keterbukaan

Komunikasi harus dilakukan secara terbuka dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman. Auditor harus memastikan bahwa semua pihak yang terkait memahami tujuan audit, ruang lingkup, kriteria, serta temuan-temuan yang diidentifikasi selama proses audit.

3. Pendekatan Kolaboratif

Audit sebaiknya dilakukan dengan pendekatan kolaboratif. Auditor harus berusaha untuk menjalin hubungan baik dengan auditee (pihak yang diaudit) untuk menciptakan suasana kerja sama. Hal ini akan membantu mengurangi potensi konflik dan meningkatkan penerimaan atas hasil audit.

4. Objektivitas dan Netralitas

Auditor harus menjaga objektivitas dalam setiap komunikasi. Komunikasi harus bersifat netral dan tidak bias, serta didasarkan pada bukti audit yang diperoleh. Auditor harus menghindari prasangka dan menjaga profesionalisme dalam semua interaksi.

5. Kerahasiaan Informasi

Informasi yang diperoleh selama audit harus dijaga kerahasiaannya, kecuali jika diwajibkan oleh hukum atau diizinkan oleh pihak yang berwenang. Auditor harus memastikan bahwa informasi sensitif atau rahasia hanya dibagikan dengan pihak yang berwenang, sesuai dengan kebijakan organisasi.

6. Responsif terhadap Kebutuhan Auditee

Komunikasi yang baik juga mencakup kemampuan auditor untuk mendengarkan dan merespon kebutuhan atau kekhawatiran auditee. Auditor harus memberi kesempatan kepada auditee untuk memberikan masukan, klarifikasi, atau memberikan bukti tambahan selama proses audit.

7. Konsistensi dalam Pelaporan

Laporan audit dan komunikasi mengenai temuan audit harus konsisten. Informasi yang disampaikan selama diskusi audit dan dalam laporan audit akhir harus selaras, sehingga tidak ada perbedaan atau ambiguitas yang dapat menyebabkan kebingungan.

8. Pemahaman Budaya Organisasi

Auditor perlu memahami budaya dan karakteristik komunikasi organisasi yang diaudit. Gaya komunikasi yang sesuai dengan budaya organisasi akan membantu auditor dalam membangun hubungan yang lebih baik dan memastikan komunikasi yang lebih efektif.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip komunikasi ini, auditor dapat memastikan bahwa proses audit berjalan dengan lancar dan hasil audit dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh semua pihak yang terlibat.

Prinsip komunikasi

Prinsip komunikasi adalah pedoman dasar yang membantu individu dan organisasi berkomunikasi secara efektif, baik dalam konteks profesional maupun pribadi. Prinsip-prinsip ini membantu meningkatkan kejelasan, memahami tujuan komunikasi, dan memastikan bahwa pesan diterima dengan benar. Berikut adalah prinsip-prinsip utama komunikasi:

1. Kejelasan (Clarity)

Pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami. Penggunaan bahasa yang tepat dan sederhana akan menghindari kebingungan. Penting untuk menyampaikan pesan tanpa ambiguitas.

2. Kelengkapan (Completeness)

Pesan harus menyampaikan informasi yang lengkap dan relevan. Informasi yang tidak lengkap dapat menyebabkan kesalahpahaman atau tindakan yang salah. Pastikan semua fakta yang dibutuhkan oleh penerima disertakan.

3. Konsistensi (Consistency)

Komunikasi harus konsisten dalam penyampaian pesan, baik dalam konten maupun gaya penyampaiannya. Inkonsistensi dalam informasi yang disampaikan dapat menyebabkan kebingungan atau ketidakpercayaan.

4. Kesesuaian (Appropriateness)

Pesan harus sesuai dengan situasi, tujuan, dan audiens. Gaya komunikasi harus disesuaikan dengan audiens, misalnya formal untuk konteks profesional dan informal untuk percakapan sehari-hari.

5. Ketepatan Waktu (Timeliness)

Komunikasi harus disampaikan pada waktu yang tepat agar relevan dan efektif. Informasi yang disampaikan terlalu cepat atau terlambat bisa kehilangan maknanya atau bahkan menjadi tidak relevan.

6. Timbal Balik (Feedback)

Komunikasi adalah proses dua arah. Menerima umpan balik atau tanggapan dari penerima sangat penting untuk memastikan bahwa pesan dipahami dengan benar dan tujuan komunikasi tercapai. Mendengarkan dan merespon umpan balik adalah bagian integral dari komunikasi.

7. Empati

Dalam berkomunikasi, penting untuk memahami perspektif dan perasaan orang lain. Komunikasi yang empatik akan menciptakan hubungan yang lebih baik, mengurangi konflik, dan memperkuat kerjasama.

8. Kredibilitas (Credibility)

Pengirim pesan harus memiliki integritas dan dapat dipercaya. Kredibilitas memperkuat keyakinan penerima terhadap kebenaran pesan yang disampaikan. Jika pengirim tidak memiliki kredibilitas, pesan mungkin tidak akan diterima dengan baik.

9. Kesesuaian Bahasa (Conciseness)

Pesan harus disampaikan secara ringkas, tanpa mengorbankan makna. Terlalu banyak informasi atau pengulangan bisa menyebabkan penerima kehilangan fokus pada pesan inti.

10. Konteks (Context)

Komunikasi selalu dipengaruhi oleh konteks atau situasi. Memahami latar belakang dan lingkungan di mana komunikasi terjadi sangat penting agar pesan dapat disampaikan dan diterima dengan efektif.

Dengan mengikuti prinsip-prinsip ini, komunikasi dapat berjalan lebih lancar, jelas, dan efektif, baik dalam hubungan personal maupun profesional.

TUGAS PRAKTEK PENYULUHAN MINAT DAN GEMAR MEMBACA

Peserta yang dienroll pada pelatihan ini adalah: